Så kom den igen, julen. Og med den, julestress. Hvert år på denne tid, bliver vi ramt af akut hungersnød, gavepanik og pyntesyge, og alligevel kommer det bag på os, at julen lander i slutningen af december.
For nogle virksomheder er det en stille tid, for andre er det årets travleste – og vigtigste. Her er 6 tips til at spare tid på jobbet og undgå julestress. Med nogle få ændringer, kan du også bruge dem privat.
1. Planlæg i morgen i dag
Inden du går hjem, så lav en liste over, hvad du skal nå i morgen.
- Sæt realistiske tider på de enkelte opgaver.
- Prioriter dem og vurder, hvilke, der kræver den store, forkromede løsning og hvor, der kan skæres ned på ambitionerne. (Måske kan sanghæftet laves på kopimaskinen i stedet for at blive sendt til trykkeri, og måske er de færdiglavede julekort helt ok).
- Når du kommer i morgen, så se om du kan løse opgaverne 5-10 minutter hurtigere end beregnet, bare for konkurrencens skyld 😉
- Hold en kort pause mellem opgaverne. Sådan belønner du dig selv for endnu et mål nået og pauser giver dig vigtig ny energi.
2. Fokuser og fjern det, der forstyrrer
- Når du kommer om morgenen, så åbn maksimalt 3 browservinduer. Hvis du ikke har ansvaret for virksomhedens sociale medier, så undlad tidsrøvere som Facebook, LinkedIn og lignende.
- Læs dine e-mails. Besvar kun dem, der er VIGTIGE (Bemærk: Vigtig og Haster er ikke det samme!)
- Luk så for din browser og dit e-mailprogram. Løber det dig koldt ned at ryggen, så sæt dit e-mailprogram til autosvar, hvor du skriver, at du læser e-mails næste gang kl.12.30.
- Kan du stille telefonen om? Så gør det!
- Fokuser på dine opgaver 100 % og drop illusionen om, at du kan multitaske.
- Download det lille program Freedom, der lukker for din internetadgang en time ad gangen.
3. Saml klynger og uddeleger
- Kan nogle af opgaverne samles i klynger? (Opdatering på sociale medier med planlagt udgivelse – brug for eksempel Hootsuite. Kan oplysninger til kollegerne samles og udsendes samtidig? Kan kopiering og print vente til fredag? )
- Kan nogle af opgaverne lægges ud af huset? (Kan andre skrive opdateringerne? Er der en anden, der kan lave chefens julepræsentation? Hvem kan hente medarbejdernes julegaver hos leverandøren? Hvem kan læse korrektur på julesanghæftet?)
4. Lav resumeer
Sidder du med en rapport på tohundrede sider? Eller sidder du med prislisterne til ti lande? Måske kan du sende et resume til modtagerne og meddele, at den fulde rapport kommer i januar eller varsle prisstigninger på 5 % og udsende listen i starten af det nye år? (Det er i øvrigt de færreste, der tager en videnstung rapport med hjem og læser den i juleferien.)
5. Hurtig grafik til internet og tryk
Brug Canva eller andre gratisprogrammer til din grafik. Også selv om du er grafiker eller fotograf, kan du spare tid i en snæver vending. På Canva er det meste gratis, resten er pokkers billigt (1 $).
6. Bed om hjælp
Måske skal en af dine kolleger alligevel forbi posthuset. Måske vil elektrikeren tage pakker med over på lageret, og måske kan du købe 10 minutter af din sælger, hvis du henter hende en kop kaffe. Bed om hjælp. Det koster ikke noget.
God december, pas på dig selv.
